¿Cómo trabajar de forma agile con equipos 100% remotos?

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La primera imagen que a uno le viene a la mente al pensar en equipos ágiles es la de un grupo pequeño de profesionales reunidos en una oficina con una pizarra en común, colaborando, haciendo “lluvias de ideas”, conversando, transmitiendo información y despejando dudas cara a cara.

martes 20 - octubre - 2020
Baufest

En efecto: la condición presencial solía considerarse como una piedra angular de las metodologías ágiles. Pero la realidad es que el agile remoto no solamente es algo común, sino que además puede dar resultados igual de productivos y eficientes. Siempre y cuando se cuente con las tecnologías de apoyo adecuadas,  con el compromiso de los equipos para hacer que funcione y con una atención especial en ciertas prácticas ágiles.

De hecho en el espíritu mismo de la agilidad está la capacidad de adaptarse a los cambios –tanto en las prioridades comerciales, como a nivel de tecnológicas, etc.-, lo que hace que una situación inédita como la planteada por COVID-19 no tenga por qué desacomodar a los equipos ágiles.

Un estudio que indagó el modo en que la pandemia afectó a la adopción de  la agilidad  encontró que el 55% de las organizaciones planea aumentar el uso de agile en los próximos 12 a 14 meses. Y el 33% incluso dijo que expandió la adopción de agile en los últimos 90 días justamente para ayudar a administrar equipos distribuidos.

Naturalmente a las organizaciones que ya están maduras en esto de desarrollar el business agility –tanto porque ya encarnaron la mentalidad y la cultura laboral de la agilidad, como porque dominan sus metodologías– la transición al trabajo remoto les resultará más sencilla. Para estas organizaciones en definitiva el hecho de que el trabajo en equipo sea remoto puede resultar anecdótico. Pero aún cuando no exista este nivel de madurez, la condición presencial no es para nada excluyente a la hora de utilizar agile.

Todos estos conceptos refieren a equipos ágiles que trabajan de forma remota pero que lo hacen dentro de un mismo huso horario, y en condiciones en que todos los integrantes trabajan a distancia desde su casa, como es el caso de los equipos que debieron moverse  rápidamente del trabajo remoto a causa de COVID-19. Esta última condición hace que ninguna persona se sienta en inferioridad de condiciones o aislada, como podría ser el caso si algunos de los miembros trabajaran de modo presencial, y otros no.

Pautas para adaptarse

Decíamos que la agilidad remota no es algo inédito.  Ya en el año 2016 una encuesta había evidenciado que el 60% de las organizaciones que había implementado agile a escala también usaba equipos remotos. Y en 2019 otro estudio había informado que el 78% desarrollaba prácticas ágiles con integrantes de equipos no presenciales. Pero claro: la pandemia de coronavirus obligó a muchos equipos pasar a la modalidad remota de modo repentino. Y naturalmente al comienzo pudo haber generado algunas ineficiencias o inconvenientes de cohesión y comunicación, producto del necesario reacomodamiento.

Así las cosas, a la hora de repasar algunos lineamientos que ayudarán a adaptarse, el tema de la comunicación transparente es clave. Y tanto al interior de los equipos, como con los clientes. Si esto no ocurre pueden presentarse errores de comprensión o interpretación, algo que la comunicación virtual puede ser proclive a generar. En tal sentido la sugerencia es incorporar el video en las reuniones, de modo tal de evitar los malentendidos que a veces surgen al no poder verse

Establecer reuniones diarias de trabajo entre los líderes y los distintos grupos para despejar dudas específicas, y profundizar el desarrollo de sesiones de planificación, ceremonias y talleres, haciendo uso de las diferentes herramientas digitales de colaboración, es una estrategia recomendada. Esta rutina de reunirse genera un ámbito de sincronización y facilita la auto-organización del trabajo en equipo. Y además es clave para mantener los lazos, apoyarse y seguir alimentando el espíritu de equipo.

Herramientas y operatoria

En lo tocante a las herramientas conviene evitar el envío de demasiados correos electrónicos, y en cambio centrarse más en soluciones como Slack o Teams (para comunicación en toda la organización y trabajo colaborativo), Zoom o Meet (videoconferencia), ClickUP, Trello o Jira (para administrar tareas y gestionar los proyectos), entre otros.  

Para fogonear la mentalidad ágil y mantener la motivación de la gente se podrán revisar algunas normas de comunicación y pautas de interacción. Afortunadamente hoy es posible usar soluciones de videoconferencia, pizarras virtuales y chats para promover la colaboración y la participación. También hay que poner especial atención al cultivo de los vínculos entre los integrantes, recurriendo a pequeños rituales que puedan fomentar la camaradería.

En lo estrictamente operativo podrán transformarse las ceremonias de acuerdo a la necesidad, o plantearse otras nuevas de un modo algo más estructurado que lo habitual, hasta que la productividad sea la esperada y los equipos se adapten al trabajo a distancia.

También puede ser útil establecer una “única fuente de verdad” que se almacene en un repositorio compartido, de modo que todos tengan acceso en todo momento a la última versión de los acuerdos.

Por otra parte en el nuevo contexto los líderes tendrán que ser más proactivos, escuchar  y mantenerse cerca tanto de los equipos, como de los clientes y de otras partes interesadas. Es importante que no abrumen a su gente con mensajes, y que sean claros en la comunicación.

La pandemia y el trabajo remoto ponen a prueba a los equipos ágiles. Pero cuando estos equipos están debidamente preparados, tienen los recursos suficientes como para asegurar un rendimiento adecuado y sumar mucho valor en las  organizaciones. 

¿En tu compañía están trabajando con equipos ágiles de manera remota? ¡Sería ideal que cuentes cómo se adaptaron al cambio!

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