El escenario de la transformación digital está lleno de proyectos que fallan. Por ejemplo, según un estudio de Boston Consulting Group el 70% de las iniciativas de transformación digital no logran los objetivos previstos.
Negar esta realidad sería poco serio. Por eso hay que preguntarse: ¿por qué fracasan tantos proyectos de incorporación de tecnología? Muchas veces el factor clave es la inexistencia de un plan para favorecer la adopción de las nuevas herramientas o tecnologías por parte de los usuarios. Este punto es tan importante que amerita el desarrollo de una estrategia específica.
En el ambiente e la TI a este proceso se lo denomina como “digital change adoption”. Se trata de gestionar y accionar el cambio para que todas las personas involucradas adopten nuevas herramientas, plataformas, entornos tecnológicos, migraciones y actualizaciones.
Centrarse en las personas
Una encuesta de Deloitte encontró que la falta de habilidades de gestión de cambios (37%) es uno de los tres principales desafíos que enfrentan las organizaciones durante la transformación digital.
La tecnología puede aportar soluciones muy transformadoras en las empresas. Pero nunca resuelve todo por sí misma. En cualquier caso, los cambios siempre comienzan con las personas, que son las que deben adoptar las herramientas para potenciar los procesos y optimizar la eficiencia y la productividad.
El cambio tecnológico puede estar muy bien pensado y diseñado. Pero si no se adopta, no aportará lo que tiene para dar: hacer que las empresas y su negocio puedan llegar más lejos. Y este es un problema que debe ser atendido, ya que detrás de todo proyecto digital hay un propósito estratégico que requiere una gran inversión, no sólo económica sino también de recursos.
Resistencia al cambio
Cuando un proyecto de actualización, evolución o innovación tecnológica no cuenta con un plan de cambio, cuando la comunicación es poco efectiva y no se involucra a las personas en el momento adecuado, puede ocurrir lo siguiente:
- Que los usuarios no vean el valor de la nueva solución.
- Que prefieran permanecer en su zona de confort.
- Que desconfíen de los motivos que dieron lugar a la implementación y manifiesten una marcada resistencia al cambio.
Todo lo anterior puede hacer que la implementación tecnológica finalmente fracase.
Por eso en los proyectos es tan importante que las áreas de TI y de negocio que estén transitando o iniciando proyectos digitales aseguren la adopción del cambio en las personas impactadas, y eviten las fricciones que se producen naturalmente en estas transiciones.
Herramientas facilitadoras
Para impulsar la transformación digital de forma efectiva se requiere de la potencia más sofisticada, avanzada y desafiante que existe: las personas. En tal sentido la transformación no puede ser solo digital: debe ser humanamente digital. Por eso es necesario desarrollar una estrategia de digital change adoption.
A esta estrategia hay que pensarla para que todos los miembros de los equipos se sientan involucrados y sean multiplicadores del cambio.
En la práctica para impulsar la adopción de nuevas tecnologías hay que contar con una serie de herramientas o elementos facilitadores (digital change makers) que acompañen el descubrimiento e implementación de las soluciones tecnológicas. Por eso una estrategia de adopción del cambio digital debe basarse en los siguientes pilares:
- Diagnóstico del estado actual de situación.
- Coaching y mentoring a sponsors.
- Involucramiento temprano de todos los participantes del proyecto.
- Comunicación transparente y efectiva a través de hitos.
Estos digital change makers deben acompañar de cerca a todos los equipos que están transitando o iniciando proyectos digitales. En estos procesos además es importante implementar diferentes abordajes para asegurar la adopción al cambio en las personas involucradas.
Estrategia en cuatro etapas
Desde Baufest entendemos que el proceso de trabajo para favorecer la adopción del cambio digital debe comprender cuatro tracks. Estas instancias tienen que abordarse de manera integral, adecuándolas a las necesidades de cada organización:
- Asesoramiento: entender el estado actual de la situación y el cambio que se necesita.
- Evaluación de lo relevado y reflexión para la planificación, definiendo quick wins y roadmap para el cambio.
- Transformación: armado de equipo, capacitaciones, coaching y mentoring para llevar adelante las diferentes iniciativas.
- Retroalimentación de resultados y visiones, con monitoreo de avances, revisión y ajustes.
La experiencia en el desarrollo e implementación de productos digitales es clave en estos procesos, ya que permite conocer dónde está el foco de la resistencia y cómo llegar a los equipos en el momento oportuno.
Ventajas claves
Una buena estrategia de digital change adoption aporta un conjunto de ventajas que resultan claves en los procesos de transformación digital:
- Favorece el cumplimiento del propósito por el cual se decide hacer un proyecto tecnológico.
- Logra un cambio ágil, perdurable y efectivo que reemplaza los viejos hábitos.
- Optimiza la comunicación y la capacitación.
- Unifica los procesos y brinda claridad sobre las tareas, evitando el retrabajo.
Las organizaciones con una excelente estrategia de gestión del cambio tienen muchas más probabilidades de cumplir o superar los objetivos. Por otra parte, hay estudios que demuestran que la gran mayoría de las empresas con excelentes estrategias de gestión del cambio cumplieron o superaron los objetivos.
En particular una estrategia acertada de adopción del cambio digital tiene el poder de transformar barreras mentales en puentes de acción. Convierte la resistencia al cambio en cambios que resisten a través del tiempo.
La motivación necesaria
Tener en cuenta a las personas que integran la organización a la hora de implementar cambios digitales, es fundamental. Por eso es tan vital trabajar aspectos como la resistencia al cambio y la motivación de los equipos.
Una empresa que no le dé la necesaria importancia a estos factores tendrá muchos más problemas para asegurar que su transformación digital resulte exitosa. Como contrapartida, con una estrategia de adopción del cambio adecuada es posible:
- Que los empleados salgan de sus zonas de confort, convirtiendo la resistencia al cambio en un motor de innovación.
- Motivar a los equipos.
- Desbloquear el potencial digital de la empresa.
En este marco también es importante crear una cultura de innovación digital que anime a los empleados a probar cosas nuevas y experimentar con nuevas tecnologías. Para lograr esto, hay que asegurarse que el personal se sienta cómodo al probar las nuevas herramientas y soluciones.
En Baufest consideramos que para fomentar la adopción del cambio es imperioso trabajar con un enfoque centrado en la capacitación de los equipos, que permite acelerar la adopción de nuevas tecnologías y mejorar la eficiencia. Al capacitar a los empleados y motivarlos a que se interesen por aprender y especializarse en el manejo tecnológico, estarán más satisfechos y tendrán mejores expectativas sobre su futuro laboral. Desde Baufest acompañamos a las organizaciones con una práctica específica de adopción del cambio digital basada en nuestra importante experiencia en procesos de transformación digital en las organizaciones. Con este apoyo las empresas logran dar el salto cualitativo que precisan tanto a nivel de eficiencia como de innovación empresarial, involucrando conscientemente a su principal activo, que es su propia gente.