Por ejemplo, según una encuesta de la consultora Gartner, el 69% de las organizaciones informan que aceleraron sus iniciativas de negocios digitales y la implementación de innovaciones tecnológicas, aumentando así el volumen, la frecuencia y la complejidad del cambio.
Detrás de un proyecto tecnológico hay decisiones estratégicas y mucha inversión. Por ello es tan importante gestionar y accionar debidamente el cambio tecnológico para que todas las personas involucradas realmente adopten las nuevas herramientas, plataformas, entornos tecnológicos, migraciones y upgrades.
Según un análisis, también de Gartner, solo un tercio de las iniciativas de cambio tienen éxito en las organizaciones. ¿Por qué fallan estos procesos de transformación? La ausencia de un plan de cambio, la comunicación poco efectiva y el no involucrar a las personas en el momento adecuado, puede hacer que los usuarios no vean el valor de la nueva solución, prefieran permanecer en su zona de confort o desconfíen de los motivos del cambio, lo cual puede hacer fracasar cualquier implementación tecnológica.
Pero entonces, ¿qué cosas hay que tener en cuenta para que los usuarios realmente adopten las herramientas involucradas en los nuevos proyectos tecnológicos?
En principio es clave diseñar un programa de gestión del cambio tecnológico adecuado, que es lo que, en definitiva, reduce la resistencia, mejora la comunicación y aborda los desafíos inherentes a un cambio importante.
El propósito de este plan debe ser implementar estrategias para efectuar el cambio, controlarlo y ayudar a las personas a adaptarse a él. Además, debe tener en cuenta cómo la modificación de una solución, o su reemplazo, afectará los procesos, los sistemas y los empleados dentro de la organización.
En definitiva, se trata de sentar las bases para una experiencia positiva, mientras se mitigan las negativas.
Procesos de transformación digital
Muchas veces el cambio es inevitable, pero no debería ser disruptivo. Con una gestión de cambios eficaz, es posible brindar a los empleados lo que necesitan para mantenerse productivos, adquirir experiencia y aumentar el ROI de la organización.
Para lograr una mayor adopción de las tecnologías que se implementen es importante la aceptación del liderazgo, que por ejemplo comprenda el valor del nuevo software y las razones que motivan su implementación. También se debe evaluar cómo impactará la nueva tecnología en la cultura de la empresa.
Además, es muy importante establecer y comunicar objetivos claros y formar un equipo de gestión del cambio tecnológico que combine diferentes habilidades y personalidades. Incluso se puede definir una estrategia basada en la entrega de un producto mínimo viable (MVP) y en procesos incrementales iterativos.
Según una investigación, más del 80% de las organizaciones gestionan el cambio de arriba hacia abajo, y esta estrategia “está fundamentalmente desconectada del flujo de trabajo actual y, de hecho, está ralentizando a las organizaciones”. Un estudio indica que las estrategias más inclusivas funcionan mejor: “Las mejores organizaciones confían en su fuerza laboral, no en los ejecutivos, para liderar el cambio”. Por ello es clave involucrar a los empleados en el proceso de toma de decisiones, considerar sus necesidades y opiniones y agregar programas de capacitación técnica para apoyarlos. Es necesario abrir los planes de cambio y aceptar a los empleados como participantes activos en su planificación e implementación.
Gestión del cambio
Una investigación sugiere que las organizaciones tienen seis veces más probabilidades de cumplir los objetivos del proyecto y el doble de probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto cuando operan con una estrategia de gestión del cambio. Por otra parte, un adecuado plan de digital change management ofrece varias ventajas:
- Impulsa el cumplimiento del propósito por el cual se decide hacer un proyecto tecnológico.
- Logra un cambio ágil, perdurable y efectivo que reemplaza los viejos hábitos.
- Optimiza la comunicación y la capacitación.
- Unifica los procesos y brinda claridad sobre las tareas, evitando el retrabajo.
Desde Baufest acompañamos estos procesos de transformación con un programa de change management que parte de un diagnóstico del estado actual de situación, coaching y mentoring a sponsors, involucramiento temprano y oportuno de todos los participantes del proyecto y comunicación transparente y efectiva a través de hitos.