¿Por qué integrar sistemas EDI en el negocio B2B?

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En la actualidad las compañías se están moviendo hacia la generación de ecosistemas de negocios con socios, proveedores y clientes B2B, con la idea de optimizar relaciones y sumar eficiencias operativas, e incluso en ocasiones de plasmar propuestas comerciales conjuntas que puedan sumarle valor a los clientes finales.

miércoles 26 - mayo - 2021
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Data Integration - Baufest

Las compañías aisladas pueden encontrar muchos más escollos para competir en el escenario de los negocios digitales de hoy. En cambio, debidamente integradas con sus socios comerciales (trading partners), pueden fortalecerse mutuamente de maneras impensadas.

Hoy las compañías necesitan ser lo más ágiles posibles y automatizar sus procesos rutinarios al máximo. La relación con los socios comerciales y la capacidad de adaptarse rápidamente a sus necesidades es clave para crecer y mantener en funcionamiento cualquier actividad, máxime en esta época de boom del comercio electrónico (e-commerce). Permitir la automatización de los procesos comerciales centrales (business process automation), como adquisiciones, ventas y producción, reduce los costos drásticamente y permite administrar el negocio de manera más efectiva.

En una época en que se habla tanto de la inteligencia de negocios o de la inteligencia empresarial, y en que el big data y la analítica han puesto de moda al software de gestión de datos, automatizar cuestiones como los circuitos operativos con los clientes B2B parece casi un requerimiento de base. No obstante, muchas organizaciones aún no lo tienen resuelto.

Escollos habituales

La idea de automatizar procesos y transacciones frecuentes con socios B2B puede lucir muy razonable y tentadora, pero para avanzar en esta dirección las compañías suelen toparse con algunos problemas comunes. En principio hay que decir que no siempre resulta sencillo hacer negocios con socios comerciales de por sí, pero además muchas veces no se cuenta con sistemas integrados que permitan automatizar los negocios que se realizan con ellos. Por otra parte es frecuente que las comunicaciones con estos socios presenten niveles de seguridad y confidencialidad débiles. Y además a veces también se torna difícil actualizar las integraciones cuando los socios comerciales cambian sus requisitos.

Para paliar todas estas dificultades se desarrolló el software de intercambio electrónico de datos (EDI), que justamente propicia el intercambio de documentos comerciales de computadora a computadora en un formato electrónico estándar entre socios de negocios.

De algún modo el software EDI reemplaza al correo electrónico, pero con algunas ventajas: en el caso del e-mail los documentos intercambiados aún deben ser manejados por personas en lugar de computadoras. Tener personas involucradas ralentiza el procesamiento de los documentos y también introduce errores. En cambio “los documentos EDI pueden fluir directamente a la aplicación adecuada en la computadora del receptor (por ejemplo, al sistema de administración de pedidos), y el procesamiento puede comenzar de inmediato”.

Para ser procesados por computadoras sin intervención humana, los documentos EDI deben emplear un formato estándar.  En la actualidad se utilizan varios estándares EDI, y cada uno tiene varias versiones. Por ello, cuando dos empresas deciden intercambiar documentos EDI, deben acordar el estándar y la versión específica. De cualquier forma las herramientas modernas de gestión EDI / B2B business brindan la posibilidad de admitir los estándares más utilizados (X12, EDIFACT, HC7, etc.) y los métodos de conectividad más comunes (AS2, FTP / SFTP, etc.), lo que permite la integración de la cadena de suministro heredada y los sistemas ERP, y además brinda más agilidad para incorporar nuevos socios comerciales.

Ventajas contundentes

Así las cosas, la evolución natural de la cadena de suministro heredada y del software de gestión empresarial (ERP) de las organizaciones hacia la Nube debe ir acompañada de herramientas Cloud nativas que puedan resolver las necesidades de EDI para garantizar el funcionamiento continuo del negocio.

La adopción de herramientas EDI en un contexto B2B (business to business) reduce los costos de las empresas, automatizando el negocio con sus socios comerciales -particularmente a nivel de los procesos centrales, como adquisiciones, ventas y producción-. Por otra parte esta automatización de las transacciones comerciales principales también incrementa la integridad de los datos.

Asimismo, al implementar este tipo de soluciones se mejora la seguridad y la confidencialidad de las transacciones.  Y se aísla el negocio de los costos asociados con los cambios de requisitos de los socios comerciales.

Como se ve, al pasar de un intercambio de documentos comerciales en papel a otro electrónico, las empresas disfrutan de importantes beneficios, como mayor velocidad de procesamiento, disminución de costos, menos errores y mejores relaciones con los socios y clientes B2B. Por otra parte a medida que los entornos maduran, estas herramientas EDI pueden ayudar a las organizaciones a viajar hacia nuevas ofertas de tecnología en la Nube sin interrupciones comerciales.

Este tipo de integraciones permite aumentar la productividad al extender la automatización fuera de la propia organización.  De esta manera los socios comerciales B2B pueden realizar transacciones entre sí  con confianza y desarrollan un nivel de comunicación que genera satisfacción, además de contar con documentación transparente en todo el proceso de la cadena de suministro.

El socio ideal

Si su compañía busca un único socio que pueda integrar varios sistemas, desde Baufest podemos acompañarlos  también con la gestión de EDI B2B, de modo tal que puedan avanzar en  la automatización de los procesos comerciales con sus socios de este segmento. Nuestra propuesta pasa por capacitar a los clientes sobre las opciones de integración más beneficiosas disponibles para su entorno y sus objetivos comerciales. Los guiamos hacia una solución que resuelva sus puntos débiles actuales, rápida de implementar y escalable, y que se ajuste a sus expectativas de rendimiento y presupuesto. Por otra parte nunca implementamos soluciones tecnológicas porque sí: solo lo hacemos en aquellos casos en que podamos definir un resultado claro y beneficioso para las necesidades comerciales.

Desde Baufest creemos que el valor de las integraciones estratégicas beneficia tanto a nuestros clientes, como a los clientes de éstos. Si una solución de integración se implementa con precisión en función de las necesidades comerciales, los costos y la eficiencia del tiempo de las operaciones, y es realmente sostenible, el impacto positivo se observará casi de inmediato.