IA Legal: Análisis Inteligente de Documentación para Automatizar el Compliance
LA COMPANÍA
Oxxo es la cadena de tiendas de conveniencia más grande de México y América Latina, con más de 45 años de experiencia y más de 24 mil establecimientos ubicados a lo largo de la República Mexicana, Colombia, Perú, Chile y Brasil. En OXXO como compañía 100% mexicana y como parte de la división Proximidad y Salud de FEMSA, tienen el objetivo de generar valor económico y social en las comunidades en las donde operan.
EL DESAFÍO
Con más de 23,000 tiendas activas y múltiples centros de distribución (CEDIS), OXXO enfrentaba una gestión compleja y dinámica de habilitaciones legales que requieren un seguimiento continuo. Entre los documentos necesarios se incluyen licencias para la venta de alcohol, permisos de bomberos y habilitaciones municipales. La validación de estos trámites se realizaba de forma manual sobre más de 400,000 documentos, correspondientes a 149 tipos distintos y múltiples variantes de formato.
Esta diversidad y volumen hacían difícil mantener una trazabilidad completa y una visión actualizada en todo momento, especialmente considerando que cada documento podía requerir hasta 15 minutos de revisión, y que el proceso involucraba a más de 350 usuarios. La capacidad operativa permitía validar documentación de apenas ocho sucursales por día, lo que limitaba el alcance de los controles y demandaba más de 115,000 horas anuales.
Automatizar este proceso no solo respondía a una necesidad operativa, sino que también representaba una oportunidad estratégica: incorporar tecnología para anticiparse a vencimientos, escalar los controles y fortalecer la gestión proactiva del cumplimiento normativo, en línea con la dimensión y el ritmo de crecimiento del negocio.
LA SOLUCIÓN
Junto a OXXO implementamos un sistema de procesamiento inteligente de documentos, basado en tecnologías de inteligencia artificial y la nube de Microsoft Azure.
El núcleo del sistema combina Azure AI Document Intelligence, que utiliza modelos preentrenados para el reconocimiento de layouts, con un agente de IA basado en GPT-4o capaz de validar automáticamente los datos clave de cada documento, como el tipo de licencia, el beneficiario, las fechas de emisión y la autoridad emisora. Esta validación se apoya en técnicas avanzadas de OCR y reconocimiento de entidades, lo que permite una extracción precisa de información incluso desde formatos complejos o imágenes.
Los resultados se integran directamente en los sistemas internos de OXXO, en particular en el Sistema de Cumplimiento Regulatorio (SCR), lo que asegura una trazabilidad completa dentro del flujo operativo de la compañía.
La solución se diseñó sobre una arquitectura escalable y segura, capaz de adaptarse a picos de demanda, cumplir con los más altos estándares de ciberseguridad y responder con agilidad a cambios normativos o del negocio.
BENEFICIOS
- Validación documental automatizada y proactiva en todas las tiendas y CEDIS.
- Reducción significativa del riesgo regulatorio y mejora en el cumplimiento normativo.
- Ahorro de aproximadamente 3.360 horas anuales, reasignadas a tareas legales de mayor valor.
- Eliminación de cuellos de botella y menor dependencia de procesos manuales.
- Revisión diaria de la documentación presentada por todas las tiendas.
- Mayor continuidad operativa y reducción de suspensiones por temas de documentación.
- Respuesta ágil y eficiente a más de 1.000 inspecciones mensuales de organismos reguladores.
- Mejora en la imagen institucional frente a autoridades y clientes.
- Mayor trazabilidad, seguridad y escalabilidad del proceso.
- Integración fluida con sistemas internos y capacidad de adaptación ante cambios normativos.